Artikel 1: Johan Polak Poëzie Prijs 

De Stichting Johan Polak Poëzie Prijs (hierna te noemen de ‘Stichting’) is opgericht in 2023 ten behoeve van de Johan Polak Poëzie Prijs. De Johan Polak Stichting tot Instandhouding van het Bijzondere Boek financiert deze prijs. 

Artikel 2: Doelstelling van de prijs 

1) De Johan Polak Poëzie Prijs is een prijs ter waarde van 50.000 euro die met ingang van 2024 jaarlijks wordt uitgereikt aan de auteur van de beste oorspronkelijk Nederlandstalige dichtbundel, verschenen in de drie jaren voorafgaand aan de uitreiking. 

2) Een onafhankelijke jury, die conform het reglement van de Stichting is samengesteld, draagt de winnende bundel voor aan het bestuur van de Stichting Johan Polak Poëzie Prijs. 

3) Het bestuur van de Stichting kent de prijs toe aan de auteur. 

Artikel 3: Criteria van de prijs 

1) De prijs wordt jaarlijks toegekend aan een bundel Nederlandstalige poëzie, voor het eerst in fysieke boekvorm gepubliceerd in de periode van drie kalenderjaren voorafgaande aan het jaar van toekenning. Een bundel mag dus gedurende maximaal deze periode van drie jaar meedingen naar de prijs. 

2) De jury kiest één bundel met in achtneming van het reglement van de Stichting. 

3) De prijs mag meerdere malen aan dezelfde auteur worden toegekend maar niet aan dezelfde bundel. 

4) De prijs is ondeelbaar, maar een bundel van de hand van maximaal twee auteurs kan meedingen naar de prijs. In dat geval worden de auteurs als één auteur beschouwd. 

5) De prijs mag ook postuum worden toegekend. 

6) Vertaalde poëzie, bloemlezingen en verzamelde werken dingen niet mee. 

7)  

(a) Van mededinging naar de prijs zijn uitgesloten: bundels die aan de voorwaarden voldoen en zijn geschreven door een bestuurslid van de Stichting of familielid van een bestuurslid van de Stichting, een lid van de jury of door een jurylid of familielid van een jurylid. 

(b) In geval van mogelijk positieve of negatieve vooringenomenheid (vriendschappelijke relatie of persoonlijk conflict) dient dit meteen te worden gemeld aan de overige leden van het bestuur/jury, opdat de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van enig oordeel, alsook de schijn daarvan, wordt vermeden.  

Artikel 4: Samenstelling en bekendmaking van de jury 

1) Het bestuur van de Stichting stelt jaarlijks een vakkundige, onafhankelijke jury samen. 

2) De jury bestaat uit vijf leden, waarvan de voorzitter wordt aangewezen door het bestuur van de Stichting. 

3) De samenstelling van de jury wordt jaarlijks uiterlijk op 15 december bekendgemaakt. 

4) De jury heeft jaarlijks een wisselende samenstelling. Om de continuïteit te waarborgen maakt minstens één jurylid deel uit van de volgende jury. 

Artikel 5: Inzendingen 

1) Uiterlijk op 1 maart van het jaar waarin de prijsuitreiking plaatsvindt, dienen de inzendingen van bundels verschenen in de periode waarop de prijs betrekking heeft, te zijn ontvangen door de Stichting.

 2) De uitgever verzorgt de inzending van de betreffende bundel(s).

 3) De gedrukte bundels dienen in zesvoud te worden gezonden naar: Poetry International, t.a.v. Fleur Jeras, Westersingel 16, 3014 GN Rotterdam.

 4) Bundels uitgegeven in eigen beheer zijn uitgesloten van deelname.

 5) Elektronische uitgaven, e-books, zijn in principe uitgesloten van deelname. In het geval dat de eerste druk van een bundel op papier is verschenen, maar deze vervolgens ook of uitsluitend nog als e-book verkrijgbaar is, mag deze bundel deelnemen onder voorwaarde dat de inzending op papier wordt ingediend.

 6) Er mogen verschillende bundels van dezelfde auteur worden ingezonden.

 7) Met hun inzending geven de uitgever en de auteur de Stichting toestemming maximaal vijf gedichten uit de winnende bundel te gebruiken voor communicatiedoeleinden, zoals plaatsing op de website van de Stichting en op andere informatiedragers (papier en digitaal).

 8) Door in te zenden verklaren uitgever en auteur zich akkoord geen vergoeding te ontvangen voor het beschikbaar stellen van het onder 7 genoemde.

 9) De uitgever van de bundel van de prijswinnaar dient de naam en contactgegevens van de winnaar ter beschikking te stellen aan de Stichting.

 10) Door deelname aan de Johan Polak Poëzie Prijs verklaren de inzenders, zowel de uitgever als de auteur, zich akkoord met dit reglement.

 11) Vermeld bij de inzending:

 (a) Adresgegevens van de uitgever

 (b) Naam (voornaam en achternaam), e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon bij de uitgever voor deze inzending.

Artikel 6. Toetsing en beoordeling van de inzendingen 

1) Het bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor de formele toetsing, de ontvankelijkheid van de inzendingen. Bundels die de toetsing niet doorstaan worden uitgesloten van deelname.

 2) De jury van de Stichting is verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de inzendingen die de formele toetsing hebben doorstaan.

 3) De juryvoorzitter bepaalt op welke wijze de inhoudelijke beoordeling door de jury tot stand komt.

Artikel 7. Bekendmaking van de winnaar 

1) Jaarlijks wordt zodra de winnaar bekend is, dit bekendgemaakt via de website van de Stichting, de pers en sociale media.

 2) Het bestuursbesluit inzake de winnende bundel is onherroepelijk; over dit besluit kan niet met de Stichting worden gecorrespondeerd.

 3) De beraadslagingen van de jury zijn en blijven vertrouwelijk. Tot het moment van de prijsuitreiking is ook het juryrapport vertrouwelijk.

 4) Alleen de prijswinnaar krijgt een bericht van de beslissing van het bestuur van de Stichting. De overige deelnemers krijgen geen bericht.

 5) Ingezonden bundels zijn eigendom van de Stichting en worden niet teruggestuurd.